Kisvállalkozásként sokszor úgy érzed, hogy a munkaidő-nyilvántartás adminisztrációja aránytalanul sok időt vesz el a valódi munkától. Ez érthető – egy 3-10 fős vállalkozásnál a HR feladatokat jellemzően az ügyvezető vagy a könyvelő látja el, akiknek már amúgy is bőven van dolguk. A jó hír az, hogy a munkaidő-nyilvántartás nem kell, hogy bonyolult legyen – ha a megfelelő rendszert választod.
Kell-e egyáltalán munkaidő-nyilvántartás kis cégeknél?
Igen, kötelező – kivétel nélkül. A Munka Törvénykönyve 134. §-a nem tesz kivételt a vállalkozás mérete alapján. Egyetlen munkavállalót foglalkoztató egyéni vállalkozótól a multinacionális cégen át mindenki köteles nyilvántartani munkavállalói munkaidejét. Ez alól nincs mentesség.
A hatóság kisvállalkozásokat is ellenőriz – sőt, tapasztalatok szerint a mikro- és kisvállalkozások körében magasabb a hiányos dokumentáció aránya, ezért fokozottabb figyelmet kapnak bizonyos ágazatokban.
A kisvállalkozások leggyakoribb hibái
A munkaügyi ellenőrzések tapasztalatai alapján a kisvállalkozásoknál az alábbi hiányosságok a leggyakoribbak:
1. „Fejben tartjuk" a munkaidőt
Különösen kisebb, bizalmi alapon működő cégekben fordul elő, hogy a munkáltató és a munkavállaló informális megállapodásokkal operál, és ezeket nem rögzítik. Ez kényelmesnek tűnik, de ha vita keletkezik, semmilyen bizonyíték nem áll rendelkezésre.
2. Csak a jelenlétet jelölik, az időt nem
Sok kisvállalkozásnál létezik egy egyszerű lista, amelyen a dolgozók aláírják, hogy megjelentek. Ez azonban nem rögzíti a pontos munkaidőt – különösen problémás, ha rugalmas munkaidőben vagy többféle műszakban dolgoznak az alkalmazottak.
3. A túlmunkát nem rögzítik
Kisebb cégeknél a csapatmunka szellemére hivatkozva sokszor elvárják a többletmunkát anélkül, hogy azt bárki rögzítené. Ez nemcsak a munkavállalóra méltánytalan, hanem jogsértés is: a túlmunka minden esetben kötelező rögzíteni és pótlékkal kompenzálni.
4. A dokumentumokat nem őrzik meg 5 évig
Irodaköltözés, iratmegsemmisítés, elveszett papírok – a kisvállalkozásoknál az 5 éves megőrzési kötelezettség teljesítése sokszor nem tudatos. A hatóság visszamenőlegesen is kérhet dokumentumokat.
Egyszerű megoldások kisvállalkozásoknak
1. lehetőség: Ingyenes sablon letöltése
Ha maximum 3-5 főt foglalkoztatsz és a munkaidő kötött (mindenki ugyanabban az időszakban dolgozik), elegendő lehet egy jól összeállított Excel vagy PDF sablon. A jelenléti ív minta letöltése oldalunkon ingyenes sablonok állnak rendelkezésre, amelyeket csak ki kell nyomtatni, kitölteni és aláírni.
Ez a megoldás olcsó és egyszerű, de manuális munkát igényel: minden hónapban frissíteni kell a sablont, figyelni a munkaszüneti napokra, és fizikailag meg kell őrizni a nyomtatott dokumentumokat.
2. lehetőség: Excel alapú nyilvántartás
Közepes méretű kisvállalkozásoknál (5-15 fő) az Excel-alapú nyilvántartás jó kompromisszum lehet. Előnye, hogy testreszabható, és a számítások automatizálhatók. Hátránya, hogy az Excel-fájlok elveszhetnek, nem biztosítanak auditnyomvonalat, és az adatok kereshetősége korlátozott.
3. lehetőség: Online munkaidő-nyilvántartó rendszer
A munkaidő-nyilvántartó rendszerünk kimondottan kisvállalkozásokra is optimalizált. Az előnyök:
- Nincs szükség IT-ismeretekre – néhány perc alatt beállítható
- Automatikusan kezeli a munkaszüneti napokat és az áthelyezett munkanapokat
- PDF formátumban exportálja a havi nyilvántartást aláírásra készen
- Az adatok biztonságosan tárolódnak, az 5 éves megőrzési kötelezettség automatikusan teljesül
- Bármikor, bárhonnan elérhető – akár mobilról is
Hány munkavállalótól érdemes online rendszerre váltani?
Általános válasz: már 1-2 munkavállalónál is megéri, ha a munkaidő nem kötött, vagy ha rendszeres túlmunka van. Az online rendszer leginkább azoknak ajánlott, ahol:
- Eltérő munkaidő-beosztásban dolgoznak az alkalmazottak
- Rugalmas munkaidőt vagy home office-t alkalmaznak
- A könyvelő/bérszámfejtő digitálisan igényli az adatokat
- Közeli munkaügyi ellenőrzésre számítanak
- Az ügyvezető nem akarja a munkaidő-adminisztrációval tölteni az idejét
Lépésről lépésre: így kezdj el rendszert vezetni
Ha eddig nem volt rendszeres nyilvántartásod, az alábbi lépésekkel indulhatsz el:
- Válaszd ki a rendszert – sablon, Excel vagy online rendszer
- Rögzítsd az alapadatokat – munkavállalók neve, munkakör, munkaidő-beosztás
- Állítsd be a munkaszüneti napokat – az adott évre érvényes munkaszüneti napokat és áthelyezett munkanapokat
- Tájékoztasd a munkavállalókat – mondd el, hogyan és mikor kell rögzíteni a munkaidőt
- Vezess rendszeres ellenőrzést – hónap végén egyeztesd az adatokat a munkavállalókkal, írassuk alá a nyilvántartást
- Tárold a dokumentumokat – papíralapon irattározd, digitálisan biztosítsd a hozzáférést
Mennyibe kerül és mikor térül meg?
Az online munkaidő-nyilvántartó rendszer használata jellemzően havi néhány ezer forint – kevesebb, mint amennyit egyetlen munkaügyi bírság tizede kitesz. Ha figyelembe vesszük azt az időt, amelyet a kézi nyilvántartás, az adatok keresése és az esetleges hibajavítás igényel, az online rendszer gyorsan megtérül.
Becslések szerint egy 5 fős kisvállalkozásnál a papíralapú nyilvántartás havonta 3-5 óra adminisztrációt jelent. Online rendszerrel ez 30-45 percre csökkenthető. Ha az ügyvezető vagy a könyvelő óradíját figyelembe vesszük, az éves megtakarítás több tízezer forint.
Összefoglalás
Kisvállalkozásként is kötelező a munkaidő-nyilvántartás – és ez nem kell, hogy nehéz legyen. Kezdőként egy ingyenes jelenléti ív minta is megfelelő, de ha növekszik a csapat vagy bonyolultabb a munkaidő-beosztás, érdemes online rendszerre váltani. A befektetett idő és pénz hamar megtérül – a jogszabályi biztonság és a megspórolt adminisztráció révén.